FAQ - Synergia

Aby wypełnić formularz zgłoszeniowy, koordynator oraz wszyscy członkowie zespołu (Przedstawiciele Uczestnika) muszą założyć konto i potwierdzić je przez kliknięcie w link aktywacyjny, który otrzymają na podany przez siebie adres mailowy. 

Logowanie do formularza odbywać się będzie przez jednokrotne podanie loginu i hasła. 

  • Nazwa użytkownika nie może zawierać polskich znaków.
  • Jeżeli nie otrzymałeś maila potwierdzającego rejestrację sprawdź „spam”.
  • W celu uniknięcia zakwalifikowania maila jako spam należy dodać domenę „ksap.gov.pl” do listy zaufanych.
  • Nie ma możliwości ponownej edycji wpisanych danych. Wypełnienie formularza zajmuje około 1 godziny. Przed wypełnieniem należy przygotować wszystkie informacje wymagane do umieszczenia w formularzu oraz wszystkie załączniki.
  • Przed wysłaniem w systemie proszę uważnie sprawdzić czy wpisane dane są poprawne.
  • W przypadku wysłania formularza z błędnymi danymi należy wypełnić go ponownie i wysłać. Za wersję aktualną zawsze zostanie uznana ostatnia wersja przesłanego formularza.
  • Tak, można przygotować odpowiedzi w edytorze Word lub bezpośrednio w notatniku. Przygotowany tekst dla formularza zgłoszenia przed przeklejeniem do formularza zgłoszenia zalecamy umieścić w notatniku w celu pozbycia się znaków niedrukowanych i usunąć wszelkie odstępy między akapitami i nadmiarowe znaki końca linii(Enter). Tak przygotowany tekst proszę przekleić z notatnika do pól formularza zgłoszenia. 
  • Wypełniając formularz bezpośrednio w elektronicznym systemie zgłoszeniowym można używać znaków polskich.
  • Informacja o dołączonych załącznikach zostanie wprowadzona do wydruku formularza automatycznie.
  • Pliki powinny być w formacie PDF.
  • Pliki powinny być spakowane w zbiorcze pakiety ZIP i dołączone do odpowiednich miejsc formularza.
  • Formularz zostanie przesłany po wypełnieniu i kliknięciu przycisku WYŚLIJ na stronie formularza.
  • Formularz zostanie przesłany na adres mailowy podany przez koordynatora (w Formularzu Uczestnika, sekcja 1 punkt C) oraz na adresy mailowe podane w formularzu przez Przedstawicieli Uczestnika (Formularz Przedstawiciela Uczestnika, sekcja 1 punkt Dane Kontaktowe)
  • Formularz zostanie przesłany w formacie PDF.

Instrukcja obsługi TEAMS

Instrukcja obsługi Zoom

INSTRUKCJA PODPISU ELEKTRONICZNEGO

Formularz Uczestnika (instytucja) – wypełnia koordynator zespołu

Krok 1

Należy wyłonić zespół przedstawicieli uczestnika (MINIMUM 4 OSOBY, MAKSYMALNIE 10 OSÓB, z równym udziałem kobiet i mężczyzn).

Krok 2

Spośród członków zespołu przedstawicieli uczestnika należy wyłonić KOORDYNATORA zespołu.

UWAGA! Koordynator musi posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wymagane w danej instytucji w procesie przetwarzania danych.

Krok 3

Koordynator:

  1. Zakłada konto w systemie (tak jak pozostali członkowie zespołu),
  2. Potwierdza aktywację konta na email podany przy rejestracji,
  3. Wypełnia Formularz Uczestnika (w imieniu instytucji/konsorcjum),
  4. Generuje wypełniony Formularz Uczestnika w formacie PDF,
  5. Przedstawia do podpisu kierownikowi urzędu bądź Dyrektorowi Generalnemu,
  6. Wysyła podpisany Formularz Uczestnika w systemie elektronicznym (jako załącznik – patrz instrukcja wysłania Formularza Załączniki poniżej), a dodatkowo – w przypadku podpisu analogowego – wysyła oryginał do siedziby KSAP.

******************

W przypadku podpisu elektronicznego:

Krok 4 i 5

Koordynator przekazuje wypełniony i wygenerowany Formularz Uczestnika do podpisu przez Dyrektora Generalnego/Kierownika Urzędu.

Uwaga!

Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż na Formularzu Uczestnika wymagane są dwa podpisy: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra).

Krok 6

Koordynator wysyła podpisany Formularz Uczestnika w systemie elektronicznym (patrz instrukcja wysłania Formularza Załączniki poniżej).

Prosimy przejść dalej do instrukcji wysyłki Formularza Załączniki.

********************

W przypadku podpisu analogowego:

Krok 4 i 5

Koordynator przekazuje wypełniony i wygenerowany Formularz Uczestnika do podpisu przez Dyrektora Generalnego/Kierownika Urzędu.

Uwaga!

Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż na Formularzu Uczestnika wymagane są dwa podpisy: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra).

Krok 6

Koordynator wysyła podpisany Formularz Uczestnika w systemie elektronicznym (jako załącznik do Formularza Załączniki – patrz instrukcja wysłania Formularza Załączniki poniżej).

W przypadku podpisu analogowego konieczne jest wysłanie Formularza Uczestnika w dwóch formach – jako załącznika w systemie elektronicznym oraz jako oryginału na adres siedziby KSAP

 

Prosimy przejść dalej do instrukcji wysyłki Formularza Załączniki.

Formularz Przedstawiciela Uczestnika – wypełniają wszyscy członkowie zespołu

Przedstawiciel Uczestnika (dotyczy również koordynatora zespołu, który jest członkiem zespołu czyli Przedstawicielem Uczestnika):

Krok 1

  1. Zakłada konto imienne w systemie
  2. potwierdza aktywację konta na email podany przy rejestracji.

Krok 2

  1. Przechodzi do wypełnienia formularza Przedstawiciela Uczestnika,
  2. Generuje formularz w pdf,
  3. Podpisuje formularz

 

  • W przypadku podpisu elektronicznego: podpisuje elektronicznie Formularz Przedstawiciela Uczestnika.
  • W przypadku podpisu analogowego: drukuje i podpisuje podpisem odręcznym Formularz Przedstawiciela Uczestnika.

 

 

Krok 3

Wypełniony i podpisany elektronicznie lub analogowo Formularz Przedstawiciela Uczestnika  przekazuje koordynatorowi zespołu wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, tj.:

  1. CV w formacie Europass, bez zdjęcia, wersja PL
  2. Kopią dyplomu potwierdzającą ukończenie studiów magisterskich lub równorzędnych
  3. Kopią certyfikatu poświadczającego znajomość języka angielskiego (co najmniej poziom B2) – jeśli posiada

Formularz Załączniki – załącza i wysyła koordynator zespołu

Krok 1

Koordynator zbiera od wszystkich członków zespołu wymagane załączniki.

  1. CV w formacie Europass, bez zdjęcia, wersja PL
  2. kopią dyplomu potwierdzającą ukończenie studiów magisterskich lub równorzędnych
  3. kopią certyfikatu poświadczającego znajomość języka angielskiego (co najmniej poziom B2) – jeśli posiada

Krok 2

W Formularzu Załączniki koordynator załącza, bez względu na wybrany tryb podpisu:

  1. Formularz Uczestnika podpisany przez Dyrektora Generalnego/Kierownika Urzędu
  2. CV wszystkich przedstawicieli Uczestnika – członków zespołu, w formacie Europass bez zdjęcia, wersja PL,
  3. kopie dyplomów ukończenia studiów magisterskich lub równorzędnych wszystkich Przedstawicieli Uczestnika – członków zespołu,
  4. kopie certyfikatów językowych Przedstawicieli Uczestnika – członków zespołu, którzy je posiadają,
  5. list motywacyjny (jeden list dla każdej instytucji), w którym delegowani Przedstawiciele Uczestnika instytucji (członkowie zespołu) przedstawią się, wskażą swoje mocne strony jako członka zespołu oraz krótko opiszą swoją motywację do udziału w projekcie,
  6. kopię upoważnienia do projektowania i wprowadzania udoskonaleń o charakterze zarządczym w danej instytucji (wymagane w przypadku, gdy w skład zespołu nie wchodzi przedstawiciel najwyższego kierownictwa instytucji, lecz osoba przez niego upoważniona),
  7. list intencyjny (wymagany w przypadku utworzenia konsorcjum),
  8. podpisane Formularze Przedstawicieli Uczestnika (członków zespołu),

Krok 3

Koordynator wysyła Formularz Załączniki oraz wszystkie załączniki w systemie elektronicznym w terminie do 27 lutego 2023 br. do godz. 23:59.

W przypadku wyboru trybu podpisu analogowego dodatkowo koordynator przekazuje oryginały dokumentów wymienionych w Kroku 2 na adres siedziby KSAP: ul. Wawelska 56, 00-922 Warszawa, w terminie do 2 marca 2023 r., do godz. 15:30.

W przypadku wyboru trybu podpisu analogowego dodatkowo koordynator przekazuje oryginały dokumentów wymienionych w Kroku 2 na adres siedziby KSAP: ul. Wawelska 56, 00-922 Warszawa, w terminie do 19 stycznia 2023. r., do godz. 15:30.

 W przypadku pytań, zapraszamy do kontaktu: synergia@ksap.gov.pl

Zagrożenie epidemiologiczne oceniane jest przed każdą sesją przez Komitet Sterujący z udziałem partnerów projektu oraz przedstawiciela profesorów zagranicznych. Do oceny ryzyka, w tym monitoringu stanu epidemiologicznego w Europie wykorzystywane są następujące źródła: informacje bezpośrednie od partnerów i wykonawcy (dotyczy krajów przyjazdu profesorów zagranicznych), strona internetowa: www.reopen.eu, bieżące informacje z Ambasad RP w krajach partnerskich.