Uczestnikiem projektu są:

• instytucje administracji centralnej lub rządowej terenowej z Polski,
• instytucje administracji centralnej lub rządowej terenowej z krajów Europy Środkowej i Wschodniej,

• jednostki podległe oraz jednostki nadzorowane przez instytucje administracji centralnej lub rządowej terenowej z Polski lub krajów Europy Środkowej i Wschodniej, które podejmą się udziału w wypracowaniu, a w przypadku instytucji z Polski również wdrożeniu wypracowanych zaleceń w obszarze zarządzania instytucjami.

Instytucje wytypują do udziału w projekcie swoich przedstawicieli, pełniących wyższe funkcje kierownicze:

• szczebel centralny (sekretarze stanu, podsekretarze stanu, kierownicy urzędów centralnych i ich zastępcy, dyrektorzy generalni, dyrektorzy podstawowych komórek organizacyjnych instytucji i ich zastępcy, główni księgowi oraz równorzędne do wymienionych),    
• szczebel terenowy (wojewodowie, wicewojewodowie, kierownicy urzędów terenowych i ich zastępcy, dyrektorzy generalni, kierownicy podstawowych komórek organizacyjnych instytucji i ich zastępcy, główni księgowi oraz równorzędne do wymienionych).  

Zgłoszone osoby tworzą zespół projektowy w instytucji uczestnika z równym udziałem kobiet i mężczyzn. W skład zespołu musi wchodzić: co najmniej jeden przedstawiciel najwyższego kierownictwa instytucji uczestnika (tj. sekretarz stanu, podsekretarz stanu, wojewoda, wicewojewoda, kierownik urzędu centralnego lub jego zastępca, dyrektor generalny) lub osoba upoważniona przez niego do projektowania i wprowadzania udoskonaleń o charakterze zarządczym w danej instytucji. Zespół wyznacza we wniosku zgłoszeniowym do projektu koordynatora zespołu do spraw organizacyjnych.