FAQ - Synergia

  • Aby wypełnić formularz zgłoszeniowy, koordynator zespołu musi założyć konto i potwierdzić je  przez kliknięcie w link aktywacyjny, który otrzyma na podany przez siebie adres mailowy.
  • Logowanie do formularza odbywać się będzie przez jednokrotne podanie loginu i hasła.
  • Nazwa użytkownika nie może zawierać polskich znaków.
  • Jeżeli nie otrzymałeś maila potwierdzającego rejestrację sprawdź „spam”.
  • W celu uniknięcia zakwalifikowania maila jako spam należy dodać domenę „ksap.gov.pl” do listy zaufanych.
  • Nie ma możliwości ponownej edycji wpisanych danych. Wypełnienie formularza zajmuje około 1 godziny. Przed wypełnieniem należy przygotować wszystkie informacje wymagane do umieszczenia w formularzu oraz wszystkie załączniki.
  • Przed wysłaniem w systemie proszę uważnie sprawdzić czy wpisane dane są poprawne.
  • W przypadku wysłania formularza z błędnymi danymi należy wypełnić go ponownie i wysłać. Za wersję aktualną zawsze zostanie uznana ostatnia wersja przesłanego formularza.
  • Tak, można przygotować odpowiedzi w edytorze Word lub bezpośrednio w notatniku. Przygotowany tekst dla formularza zgłoszenia przed przeklejeniem do formularza zgłoszenia zalecamy umieścić w notatniku w celu pozbycia się znaków niedrukowanych i usunąć wszelkie odstępy między akapitami i nadmiarowe znaki końca linii(Enter). Tak przygotowany tekst proszę przekleić z notatnika do pól formularza zgłoszenia. 
  • Wypełniając formularz bezpośrednio w elektronicznym systemie zgłoszeniowym można używać znaków polskich.
  • Informacja o dołączonych załącznikach zostanie wprowadzona do wydruku formularza automatycznie.
  • Pliki powinny być w formacie PDF.
  • Pliki powinny być spakowane w zbiorcze pakiety ZIP i dołączone do odpowiednich miejsc formularza.
  • Formularz zostanie przesłany po wypełnieniu i kliknięciu przycisku WYŚLIJ na stronie formularza.
  • Formularz zostanie przesłany na adres mailowy podany w sekcji: „Koordynator zespołu Uczestnika”.
  • Formularz zostanie przesłany w formacie PDF.

Instrukcja wysłania zgłoszenia 

(procedura wspólna dla podpisu elektronicznego i analogowego) 

Krok 1 

Należy wyłonić zespół przedstawicieli uczestnika (MAX 10 OSOB). 

Krok 2 

Spośród członków zespołu przedstawicieli uczestnika należy wyłonić KOORDYNATORA zespołu. 

Krok 3 

Każdy przedstawiciel uczestnika przekazuje koordynatorowi zespołu wszystkie dane niezbędne do wypełnienia wniosku zgłoszeniowego oraz wszystkie niezbędne załączniki.  

(UWAGA! Koordynator musi posiadać upoważnienie do przetwarzania ww. danych wymagane w danej instytucji). 

Krok 4 

Koordynator: 

  1. Zakłada konto w systemie. 
  2. Potwierdza aktywację konta na swojej służbowej skrzynce e-mail. 
  3. Przechodzi do wypełnienia wniosku zgłoszeniowego. 
  4. Uwaga! Wskazówki techniczne w jaki sposób należy wypełnić formularz znajdą Państwo tutaj: https://synergia.ksap.gov.pl/faq/ 

PODPIS ELEKTRONICZNY  

PODPIS ANALOGOWY  

UWAGA! 

Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż w strukturze instytucji, w załącznikach 5-7,  wymagane są dwa podpisy: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra). 

Instrukcja wysłania zgłoszenia – procedura dla podpisu elektronicznego 

Krok 5 

Uwaga! Obowiązkowo trzeba zgłosić min. 4 przedstawicieli (uzupełnić wszystkie dane dla 4 przedstawicieli). Jeśli nie pojawi się przycisk „Wygeneruj formularz” prosimy o sprawdzenie poprawności wypełnionych danych.

Koordynator: 

  1.  Wypełnia formularz zgłoszeniowy w rekrutacyjnym systemie elektronicznym w terminie określonym dla bieżącej edycji rekrutacji.
  2. Generuje formularz zgłoszeniowy w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśnięcie przycisku “Wygeneruj formularz”.
  3. Wygenerowany formularz zgłoszeniowy zapisuje u siebie na komputerze.
  4. Wysyła formularz zgłoszeniowy w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśniecie przycisku „Wyślij”
  5. Otrzymuje potwierdzenie złożenia formularza zgłoszeniowego w rekrutacyjnym systemie elektronicznym na swój wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres mailowy.
  6. Wygenerowany  formularz zgłoszeniowy przekazuje do podpisu elektronicznego właściwym osobom (przedstawiciele uczestnika oraz dyrektor generalny/kierownik jednostki). 

Krok 6 

1. Koordynator przechodzi do sekcji załączniki.

2. Koordynator załącza wszystkie wymagane załączniki tj.: 

  1.  CV przedstawiciela uczestnika w formacie Europass bez zdjęcia, wersja PL, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  2. Kopie dyplomu ukończenia studiów magisterskich lub równorzędnych, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB).
  3. Kopia/e certyfikatu poświadczającego znajomość języka angielskiego (co najmniej poziom B2). Możliwa jest weryfikacja poziomu znajomości języka przez KSAP na etapie rekrutacji, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  4. List motywacyjny (1 dla każdej instytucji), w którym delegowani przedstawiciele instytucji (członkowie zespołu) przedstawią się, wskażą swoje mocne strony jako członka zespołu oraz krótko opiszą swoją motywację do udziału w projekcie, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB).
  5. Upoważnienie do projektowania i wprowadzania udoskonaleń o charakterze zarządczym w danej instytucji (wymagane w przypadku gdy w skład zespołu nie wchodzi przedstawiciel najwyższego kierownictwa instytucji lecz osoba przez niego upoważniona – 6 ust. 7.), (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB).
  6. List intencyjny (wymagany w przypadku utworzenia konsorcjum, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB). 
  7. Podpisany cyfrowo formularz zgłoszeniowy, (dodaj załącznik format zip max 5MB). 

UWAGA! PODPISY. 

  1.  W punktach 1-3 każdy dokument powinien być podpisany lub potwierdzony za zgodność z oryginałem podpisem elektronicznym przez przedstawiciela uczestnika.
  2. List motywacyjny powinien być podpisany podpisem elektronicznym przez koordynatora zespołu.
  3. W punktach 5-7 każdy dokument powinien być podpisany lub potwierdzony za zgodność z oryginałem podpisem elektronicznym przez dyrektora generalnego/kierownika jednostki.
  4. Każdy przedstawiciel uczestnika musi podpisać formularz zgłoszeniowy we właściwym dla niego miejscu.
  5. Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż w strukturze instytucji, w załącznikach 5-7,  wymagane są dwa podpisy osób reprezentujących instytucję: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra). 

W JAKI SPOSÓB PRZYGOTOWAC ZAŁĄCZNIKI DO WYSYŁKI? 

  1. Przygotuj wszystkie załączniki w formacie pdf (dla wszystkich przedstawicieli uczestnika). 
  2. Spakuj je do formatu ZIP, MAX-5MB na załącznik. 
  3. Załącz spakowane załączniki do wniosku w etapie II wypełnianego wniosku. 

Krok 7 

Koordynator wysyła wszystkie załączniki w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśniecie przycisku „Wyślij” 

Instrukcja wysłania zgłoszenia 

(procedura wspólna dla podpisu elektronicznego i analogowego) 

Krok 1 

Należy wyłonić zespół przedstawicieli uczestnika (MAX 10 OSÓB). 

Krok 2 

Spośród członków zespołu przedstawicieli uczestnika należy wyłonić KOORDYNATORA zespołu. 

Krok 3 

Każdy przedstawiciel uczestnika przekazuje koordynatorowi zespołu wszystkie dane niezbędne do wypełnienia wniosku zgłoszeniowego oraz wszystkie niezbędne załączniki.  

(UWAGA! Koordynator musi posiadać upoważnienie do przetwarzania ww. danych wymagane w danej instytucji). 

Krok 4 

Koordynator: 

  1. Zakłada konto w systemie. 
  2. Potwierdza aktywację konta na swojej służbowej skrzynce e-mail. 
  3. Przechodzi do wypełnienia wniosku zgłoszeniowego. 
  4. Uwaga! Wskazówki techniczne w jaki sposób należy wypełnić formularz znajdą Państwo tutaj: https://synergia.ksap.gov.pl/faq/ 

PODPIS ELEKTRONICZNY

PODPIS ANALOGOWY

UWAGA! 

Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż w strukturze instytucji, w załącznikach 5-7,  wymagane są dwa podpisy: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra). 

Instrukcja wysłania zgłoszenia – procedura dla podpisu analogowego 

Krok 5 

Uwaga! Obowiązkowo trzeba zgłosić min. 4 przedstawicieli (uzupełnić wszystkie dane dla 4 przedstawicieli). Jeśli nie pojawi się przycisk „Wygeneruj formularz” prosimy o sprawdzenie poprawności wypełnionych danych.

Koordynator: 

  1. Wypełnia wniosek w rekrutacyjnym systemie elektronicznym w terminie określonym dla bieżącej edycji rekrutacji. 
  2. Generuje formularz zgłoszeniowy w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśnięcie przycisku “Wygeneruj formularz”.

  3. Wygenerowany formularz zgłoszeniowy zapisuje u siebie na komputerze.

  4. Wysyła formularz zgłoszeniowy w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśniecie przycisku „Wyślij”

  5. Otrzymuje potwierdzenie złożenia formularza zgłoszeniowego w rekrutacyjnym systemie elektronicznym na swój wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres mailowy.

  6. Wygenerowany  formularz zgłoszeniowy przekazuje do podpisu analogowego właściwym osobom (przedstawiciele uczestnika oraz dyrektor generalny/kierownik jednostki). 

Krok 6 

1.Koordynator przechodzi do sekcji załączniki. 

2.Załącza wszystkie wymagane załączniki,  tj.: 

  1. CV przedstawiciela uczestnika w formacie Europass bez zdjęcia, wersja PL, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  2. Kopie dyplomu ukończenia studiów magisterskich lub równorzędnych, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  3. Kopia/e certyfikatu poświadczającego znajomość języka angielskiego (co najmniej poziom B2). Możliwa jest weryfikacja poziomu znajomości języka przez KSAP na etapie rekrutacji, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  4. List motywacyjny (1 dla każdej instytucji), w którym delegowani przedstawiciele instytucji (członkowie zespołu) przedstawią się, wskażą swoje mocne strony jako członka zespołu oraz krótko opiszą swoją motywację do udziału w projekcie, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB).
  5. Kopia upoważnienia do projektowania i wprowadzania udoskonaleń o charakterze zarządczym w danej instytucji (wymagane w przypadku gdy w skład zespołu nie wchodzi przedstawiciel najwyższego kierownictwa instytucji lecz osoba przez niego upoważniona – 6 ust. 7.), (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB). 
  6. List intencyjny (wymagany w przypadku utworzenia konsorcjum, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB). 

 

UWAGA! PODPISY. 

W punktach 1-3 każdy dokument powinien być podpisany lub potwierdzony za zgodność z oryginałem podpisem analogowym przez przedstawiciela uczestnika. 

  1.  List motywacyjny powinien być podpisany podpisem analogowym przez koordynatora zespołu.
  2. W punktach 5-6 każdy dokument powinien być podpisany lub potwierdzony za zgodność z oryginałem podpisem analogowym przez dyrektora generalnego/kierownika jednostki. 

W JAKI SPOSÓB PRZYGOTOWAC ZAŁĄCZNIKI DO WYSYŁKI? 

  1. Przygotuj wszystkie załączniki w formacie pdf (dla wszystkich przedstawicieli uczestnika). 
  2. Spakuj je do formatu ZIP, MAX-5MB na załącznik. 
  3. Załącz spakowane załączniki do wniosku w etapie II wypełnianego wniosku. 

 

Krok 7 

Koordynator wysyła wszystkie  załączniki w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśniecie przycisku „Wyślij” 

 Krok 8 

Koordynator przekazuje do KSAP  (ul. Wawelska 56, 00-922 Warszawa) podpisany formularz zgłoszeniowy wraz z wymaganymi załącznikami, w terminie określonym dla bieżącej edycji rekrutacji. Decyduje data wpływu do KSAP. 

UWAGA! PODPISY. 

  1.  Każdy przedstawiciel uczestnika musi podpisać formularz zgłoszeniowy we właściwym dla niego miejscu.
  2. Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż w strukturze instytucji, w załącznikach 5-7,  wymagane są dwa podpisy osób reprezentujących instytucję: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra).

 

 

Zagrożenie epidemiologiczne oceniane jest przed każdą sesją przez Komitet Sterujący z udziałem partnerów projektu oraz przedstawiciela profesorów zagranicznych. Do oceny ryzyka, w tym monitoringu stanu epidemiologicznego w Europie wykorzystywane są następujące źródła: informacje bezpośrednie od partnerów i wykonawcy (dotyczy krajów przyjazdu profesorów zagranicznych), strona internetowa: www.reopen.eu, bieżące informacje z Ambasad RP w krajach partnerskich.