Formularz Uczestnika (instytucja) – wypełnia koordynator zespołu

Krok 1

Należy wyłonić zespół przedstawicieli uczestnika (MINIMUM 4 OSOBY, MAKSYMALNIE 10 OSÓB, z równym udziałem kobiet i mężczyzn).

Krok 2

Spośród członków zespołu przedstawicieli uczestnika należy wyłonić KOORDYNATORA zespołu.

UWAGA! Koordynator musi posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wymagane w danej instytucji w procesie przetwarzania danych.

Krok 3

Koordynator:

1. Zakłada konto w systemie na stronie (tak jak pozostali członkowie zespołu),
2. Potwierdza aktywację konta na email podany przy rejestracji,
3. Wypełnia Formularz Uczestnika (w imieniu instytucji/konsorcjum),
4. Generuje wypełniony Formularz Uczestnika w formacie PDF,
5. Przedstawia do podpisu kierownikowi urzędu bądź Dyrektorowi Generalnemu,
6. Wysyła podpisany Formularz Uczestnika w systemie elektronicznym (jako załącznik – patrz instrukcja wysłania Formularza Załączniki poniżej), a dodatkowo – w przypadku podpisu analogowego – wysyła oryginał do siedziby KSAP.

                                                                      ******************

W przypadku podpisu elektronicznego:

Krok 4 i 5

Koordynator przekazuje wypełniony i wygenerowany Formularz Uczestnika do podpisu przez Dyrektora Generalnego/Kierownika Urzędu.

Uwaga!

Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż na Formularzu Uczestnika wymagane są dwa podpisy: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra).

Krok 6

Koordynator wysyła podpisany Formularz Uczestnika w systemie elektronicznym (patrz instrukcja wysłania Formularza Załączniki poniżej).

Prosimy przejść dalej do instrukcji wysyłki Formularza Załączniki.

                                          ********************

W przypadku podpisu analogowego:

Krok 4 i 5

Koordynator przekazuje wypełniony i wygenerowany Formularz Uczestnika do podpisu przez Dyrektora Generalnego/Kierownika Urzędu.

Uwaga!

Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż na Formularzu Uczestnika wymagane są dwa podpisy: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra).

Krok 6

Koordynator wysyła podpisany Formularz Uczestnika w systemie elektronicznym (jako załącznik do Formularza Załączniki – patrz instrukcja wysłania Formularza Załączniki poniżej).

W przypadku podpisu analogowego konieczne jest wysłanie Formularza Uczestnika w dwóch formach – jako załącznika w systemie elektronicznym oraz jako oryginału na adres siedziby KSAP

Prosimy przejść dalej do instrukcji wysyłki Formularza Załączniki.

Formularz Przedstawiciela Uczestnika – wypełniają wszyscy członkowie zespołu 

Przedstawiciel Uczestnika (dotyczy również koordynatora zespołu, który jest członkiem zespołu czyli Przedstawicielem Uczestnika):

Krok 1

1. Zakłada konto imienne w systemie na stronie
2. potwierdza aktywację konta na email podany przy rejestracji.

Krok 2

1. Przechodzi do wypełnienia formularza Przedstawiciela Uczestnika,
2. Generuje formularz w pdf,
3. Podpisuje formularz

• W przypadku podpisu elektronicznego: podpisuje elektronicznie Formularz Przedstawiciela Uczestnika.
• W przypadku podpisu analogowego: drukuje i podpisuje podpisem odręcznym Formularz Przedstawiciela Uczestnika.

Krok 3

Wypełniony i podpisany elektronicznie lub analogowo Formularz Przedstawiciela Uczestnika  przekazuje koordynatorowi zespołu wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, tj.: 

1. CV w formacie Europass, bez zdjęcia, wersja PL
2. Kopią dyplomu potwierdzającą ukończenie studiów magisterskich lub równorzędnych
3. Kopią certyfikatu poświadczającego znajomość języka angielskiego (co najmniej poziom B2) – jeśli posiada

Formularz Załączniki – załącza i wysyła koordynator zespołu

Krok 1

Koordynator zbiera od wszystkich członków zespołu wymagane załączniki.

1. CV w formacie Europass, bez zdjęcia, wersja PL
2. kopią dyplomu potwierdzającą ukończenie studiów magisterskich lub równorzędnych
3. kopią certyfikatu poświadczającego znajomość języka angielskiego (co najmniej poziom B2) – jeśli posiada

Krok 2

W Formularzu Załączniki koordynator załącza, bez względu na wybrany tryb podpisu:

1. Formularz Uczestnika podpisany przez Dyrektora Generalnego/Kierownika Urzędu
2. CV wszystkich przedstawicieli Uczestnika – członków zespołu, w formacie Europass bez zdjęcia, wersja PL,
3. kopie dyplomów ukończenia studiów magisterskich lub równorzędnych wszystkich Przedstawicieli Uczestnika – członków zespołu,
4. kopie certyfikatów językowych Przedstawicieli Uczestnika – członków zespołu, którzy je posiadają,
5. list motywacyjny (jeden list dla każdej instytucji), w którym delegowani Przedstawiciele Uczestnika instytucji (członkowie zespołu) przedstawią się, wskażą swoje mocne strony jako członka zespołu oraz krótko opiszą swoją motywację do udziału w projekcie,
6. kopię upoważnienia do projektowania i wprowadzania udoskonaleń o charakterze zarządczym w danej instytucji (wymagane w przypadku, gdy w skład zespołu nie wchodzi przedstawiciel najwyższego kierownictwa instytucji, lecz osoba przez niego upoważniona),
7. list intencyjny (wymagany w przypadku utworzenia konsorcjum),
8. podpisane Formularze Przedstawicieli Uczestnika (członków zespołu),

Krok 3

Koordynator wysyła Formularz Załączniki oraz wszystkie załączniki w systemie elektronicznym w terminie do 27 lutego 2023 br. do godz. 23:59.

W przypadku wyboru trybu podpisu analogowego dodatkowo koordynator przekazuje oryginały dokumentów wymienionych w Kroku 2 na adres siedziby KSAP: ul. Wawelska 56, 00-922 Warszawa, w terminie do 2 marca 2023 r., do godz. 15:30.

W przypadku wyboru trybu podpisu analogowego dodatkowo koordynator przekazuje oryginały dokumentów wymienionych w Kroku 2 na adres siedziby KSAP: ul. Wawelska 56, 00-922 Warszawa, w terminie do 19 stycznia 2023. r., do godz. 15:30.

 W przypadku pytań, zapraszamy do kontaktu: synergia@ksap.gov.pl