SYNERGIA

PODSUMOWANIE WDROŻENIA DOBRYCH PRAKTYK ZARZĄDCZYCH, I EDYCJA PROJEKTU SYNERGIA

Na czym polega wdrożenie w projekcie SYNERGIA?

Wdrożenia dobrych praktyk w ramach projektu SYNERGIA są odpowiedzią na wyzwania zarządcze, identyfikowane przez uczestników projektu na etapie rekrutacji. W trakcie części edukacyjno-kooperacyjnej składającej się z sesji szkoleniowych z ekspertami z czołowych światowych ośrodków zarządzania publicznego, pracy w grupach nad specjalnie opracowanymi studiami przypadków (metodologia case studies opracowana przez Harvard Business School) czy sesji warsztatowych, wypracowywane są projekty nowych rozwiązań w zakresie zarządzania instytucją publiczną.

Istotnym elementem projektu SYNERGIA jest komponent wdrożeniowy. Zgodnie z regulaminem projektu, zespoły reprezentujące wszystkie instytucje uczestniczące w projekcie zobowiązane są do  przygotowania wniosku konkursowego zawierającego projekt wdrożenia dobrych praktyk zarządczych. Zwycięski projekt w każdej edycji, wskazany przez komisję konkursową jest wdrażany ze wsparciem KSAP, realizowanym w ramach projektu. Program wdrożeniowy stanowi innowacyjne podejście do wyzwań menedżerskich w instytucjach publicznych.

Wyzwanie wdrożone w Warmińsko-Mazurskim Urzędzie Wojewódzkim

W I edycji projektu najwyższe oceny wewnętrznej komisji konkursowej uzyskał projekt wdrożeniowy zgłoszony przez Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki pod tytułem: „Zintegrowany Program Rozwoju Zawodowego Kadry Kierowniczej – program budowania warsztatu zarządczego”.

W okresie od lipca do października 2021 roku, przeprowadzono wdrożenie ww. programu, realizując następujące działania:

• Opracowano narzędzia badawcze do identyfikacji luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych kadry kierowniczej średniego szczebla, w tym w wersji elektronicznej.
• Przeprowadzono szkolenia dla uczestników części wdrożeniowej projektu. Uczestnikami szkoleń były przede wszystkim osoby pełniące funkcje kierownicze w korpusie służby cywilnej, głównie kierownicy i ich zastępcy. Szkolenia obejmowały tematy takie jak zarządzanie ludźmi czy budowanie warsztatu trenera wewnętrznego. W trakcie szkoleń doskonalono kompetencje kierownicze, efektywne delegowanie zadań czy kluczowe zasady komunikacji interpersonalnej ale także budowanie zespołu i rozwiązywanie konfliktów w zespole. Zapoznano się również z najlepszymi standardami w zakresie roli trenera wewnętrznego w organizacji, tworzenia programów szkoleniowych oraz projektowania własnego szkolenia.
• Przygotowano nowoczesne narzędzia wspierające proces rozwoju kompetencji oraz dedykowaną platformę e-learningową. Platforma edukacyjna jest wciąż rozwijana, także po zakończeniu cyklu szkoleń i stanowi trwały element innowacyjnych metod zarządzania ludźmi w W-MUW.

Wykorzystane dobre praktyki

Projekt wdrożeniowy korzystał, w trakcie procesu wdrożenia, z szeregu dobrych praktyk, w szczególności:

• Systematic development of leaders within the organization,
• The Six Step method, w zakresie pogłębionej analizy luk kompetencyjnych,
• Tools for managing a project along the different stages of its life cycle w zakresie prowadzenia projektu.

PODSUMOWANIE WDROŻENIA DOBRYCH PRAKTYK ZARZĄDCZYCH

Jednym z głównych filarów projektu SYNERGIA Sieć współpracy i wymiany doświadczeń urzędników wysokiego szczebla z Europy Środkowej i Wschodniej jest wdrożenie dobrych praktyk zarządczych. Zgodnie z regulaminem projektu, zespoły reprezentujące wszystkie instytucje uczestniczące w projekcie zobowiązane są do przygotowania wniosku konkursowego zawierającego projekt wdrożenia dobrych praktyk zarządczych. Zwycięski projekt, wskazany przez komisję konkursową jest wdrażany ze wsparciem KSAP, realizowanym w ramach projektu. Program wdrożeniowy stanowi innowacyjne podejście do wyzwań menedżerskich w instytucjach publicznych.

Laureat II edycji

W II edycji projektu najwyższe oceny w konkursie wewnętrznym uzyskał projekt pod tytułem „Synergia i rozwój kluczowych kompetencji, jako inwestycja w kapitał ludzki w strukturach Państwowej Inspekcji Sanitarnej województwa mazowieckiego”, zgłoszony przez Wojewódzką Stację Sanitarno-Epidemiologiczną w Warszawie.

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie dobrych praktyk zarządczych w ramach II edycji projektu SYNERGIA zostało zrealizowane w okresie od lipca do października 2022 roku. Projekt wdrożeniowy realizowany był z wykorzystaniem dobrych praktyk zarządczych, prezentowanych podczas części szkoleniowej projektu przez profesorów z najlepszych na świecie uczelni biznesowych, m.in. IESE Business School (University of Navarra) czy Saïd Business School (University of Oxford). Wdrożenie dotyczyło następujących praktyk: Data – driven decision making (Podejmowanie decyzji w oparciu o dane), Locating a bottleneck in the proces (Zlokalizowanie “wąskiego gardła” w procesie), Transforming closed networks into open ones (Przekształcanie sieci zamkniętych w otwarte).

Celem głównym wdrożenia był rozwój kapitału ludzkiego Państwowej Inspekcji Sanitarnej na Mazowszu, poprzez stworzenie systemu szkoleń obejmującego 3 moduły: przywództwo, mentoring oraz zintegrowane szkolenie dla osób rozpoczynających pracę, tak aby Inspekcja tworzyła organizacją uczącą się, otwartą na współpracę oraz atrakcyjną na rynku pracy. Jako cele szczegółowe należy wskazać podniesienie kwalifikacji kadry zarządzającej, wdrożenie kompleksowego programu szkoleń dla nowozatrudnionych osób, kreowanie oraz realizacja skoordynowanej i skutecznej polityki personalnej.

W ramach wdrożenia zrealizowano m.in. następujące działania:

1. Cykl szkoleń z przywództwa oraz procesu shadowingu dla Państwowych Powiatowych Inspektorów Sanitarnych.
2. Przeprowadzenie rekrutacji kandydatów na mentorów, indywidualne spotkania z przyszłymi mentorami oraz udział w szkoleniach z mentoringu zorganizowanych w siedzibie KSAP. W przyszłości realizacja mentoringu będzie dużym wsparciem dla rozwoju kultury organizacyjnej i realizacji celów strategicznych inspekcji poprzez przekształcanie jej w instytucję opartą na wiedzy.
3. Przygotowanie Zintegrowanego programu szkoleń dla nowo zatrudnianych pracowników, przygotowanie platformy e-learningowej wraz ze szkoleniami oraz realizacja kursu szkoleniowego na platformie e-learningowej.

Rezultaty

1. Zwiększenie motywacji i zaangażowania nowych pracowników – wzrost efektywności pracy,
2. Wymiana doświadczeń i możliwość poznania się w czasie wspólnych szkoleń i pracy – synergia w zespole w zakresie postrzegania celów wspólnych jako służby,
3. Zbudowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy, ducha zespołu oraz ograniczenie poziomu rotacji zatrudnionej kadry.

Podsumowanie

Wdrożenia dobrych praktyk w ramach projektu SYNERGIA jest odpowiedzią na wyzwania zarządcze, identyfikowane przez uczestników projektu na etapie rekrutacji. W trakcie części edukacyjno-kooperacyjnej składającej się z sesji szkoleniowych z ekspertami z czołowych światowych ośrodków zarządzania publicznego, pracy w grupach nad specjalnie opracowanymi studiami przypadków (metodologia case studies opracowana przez Harvard Business School) czy sesji warsztatowych, wypracowywane są projekty nowych rozwiązań w zakresie zarządzania instytucją publiczną.

Program zintegrowanych działań na rzecz rozwoju kluczowych kompetencji pracowników Państwowej Inspekcji Sanitarnej na Mazowszu w sposób kompleksowy obejmował działania mające na celu zmianę kultury organizacyjnej instytucji. Działania w ramach programu skierowane były zarówno do kadry zarządzającej, do doświadczonych, zaangażowanych oraz utalentowanych osób (mentorów/talentów) oraz pracowników nowo zatrudnianych.

PODSUMOWANIE WDROŻENIA DOBRYCH PRAKTYK ZARZĄDCZYCH, III EDYCJA PROJEKTU SYNERGIA

W ramach realizacji części wdrożeniowej projektu SYNERGIA – sieć współpracy i wymiany doświadczeń urzędników wysokiego szczebla z Europy Środkowej i Wschodniej wdrażane są dobre praktyki zarządcze w instytucjach administracji publicznej. Od III edycji projektu dobre praktyki wdrażane są przez zespół wdrożeniowy oraz uczestnika indywidualnego programu edukacyjno-kooperacyjnego. Zwycięskie projekty wskazuje komisja konkursowa, w skład której wchodzą niezależni eksperci i doświadczeni urzędnicy instytucji administracji publicznej z Polski.

WDROŻENIE W INSTYTUCJI – NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ

Laureatem instytucjonalnym III edycji etapu wdrożenia w projekcie SYNERGIA został Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, który przygotował projekt o tytule: “Przygotowanie do transformacji kultury organizacyjnej, w kierunku kultury wpływającej pozytywnie na tworzenie organizacji inteligentnej i zwinnej, która stabilnie, skutecznie i efektywnie wspiera przedsięwzięcia i inicjatywy służące środowisku oraz działania na rzecz transformacji w kierunku gospodarki niskoemisyjnej.”

Celem projektu była identyfikacja priorytetowych obszarów wymagających zmian w zastanej kulturze organizacyjnej poprzez kompleksowe jej zbadanie oraz wypracowanie ewentualnej docelowej kultury organizacyjnej.

Przebieg wdrożenia

W ramach wdrożenia zrealizowano następujące działania:

1. Poznanie obecnej kultury organizacyjnej, w tym realizacja badania wśród pracowników NFOŚiGW, spotkania z Zarządem NFOŚiGW, przedstawicielami organizacji związkowych działających w NFOŚiGW oraz Rzecznikiem ds. Etyki w NFOŚiGW.
2. Powołanie zespołu interdyscyplinarnego wdrażającego zmiany.
3. Analiza opinii o NFOŚiGW wśród interesariuszy.
4. Przygotowanie kierownictwa i pracowników do wprowadzania zmian – szkolenia dla pracowników oraz kadry kierującej mające na celu wypracowanie założeń docelowej kultury organizacyjnej.
5. Sformułowanie docelowej kultury organizacyjnej oraz założeń zmiany Kodeksu Etyki pracowników NFOŚIGW.

Oprócz zadań głównych zrealizowano szereg zadań towarzyszących, które przyczyniły się do bardziej efektywnej realizacji wdrożenia. Wśród podjętych dodatkowo działań należy wymienić:

1. Zrealizowanie szkolenia dla członków zespołu interdyscyplinarnego dotyczącego zarządzania zmianą w procesie transformacji organizacyjnej w NFOŚiGW.
2. Powołanie grupy Liderów Zmiany w NFOŚiGW, składającej się z 39 pracowników.
3. Wdrożenia logotypu transformacji kultury organizacyjnej w NFOŚiGW.
4. Wdrożenie cotygodniowego Newslettera NFOŚiGW dla pracowników.
5. Organizacja wydarzeń dla pracowników NFOŚiGW budujących i wzmacniających ich zaangażowanie (np. w ramach obchodzonego Światowego Dnia bez Samochodu).
6. Publikowanie informacji o pracy w NFOŚiGW w mediach społecznościowych.

Wykorzystane dobre praktyki

W ramach prowadzonych prac wdrożeniowych wykorzystano następujące dobre praktyki, wypracowane w trakcie programu edukacyjno-kooperacyjnego w projekcie Synergia:

1. Re-evaluation of project obejctives after completion of subsequent phases.
2. A leader with a vision for the development of the institution.
3. Building employee engagement with a public organization.
4. Leadership / Accountability.
5. Defining the problem.

Rezultaty

Wdrożenie dobrych praktyk i działania podjęte przez zespół interdyscyplinarny oraz zespół liderów zmiany przyczyniły się do weryfikacji dotychczasowej kultury organizacyjnej, w tym norm hamujących, występujących w instytucji, zagrożeń i słabych stron, a także opracowania założeń do zmiany kultury organizacyjnej w NFOŚiGW i ostatecznie sformułowania zasad docelowej kultury organizacyjnej w NFOŚiGW, która została przyjęta przez Zarząd Funduszu

WDROŻENIE INDYWIDUALNE – MINISTERSTWO INFRASTRUKTURY

Laureatem indywidualnym III edycji etapu wdrożenia w projekcie SYNERGIA został przedstawiciel Ministerstwa Infrastruktury, który przedstawił projekt zatytułowany “Optymalizacja procesów pomocniczych w urzędzie za pomocą metod zarządzania procesowego”.

Celem projektu było wprowadzenie metodyki zarządzania procesowego w obszarze procesów pomocniczych, w szczególności tam, gdzie procesy były przeprowadzane w kilku komórkach organizacyjnych.

Przebieg wdrożenia

Za identyfikację, analizę oraz opis procesów odpowiadał zespół projektowy, powołany spośród pracowników komórek obsługowych Ministerstwa. Zespół miał na celu zmapowanie procesów pomocniczych za pomocą dedykowanej aplikacji. Na podstawie stworzonej mapy przeprowadzona została analiza możliwych usprawnień i optymalizacji procesów.

Wykorzystane dobre praktyki

W ramach prowadzonych prac wdrożeniowych wykorzystano następujące dobre praktyki, wypracowane w trakcie programu edukacyjno-kooperacyjnego:

1. Lokalizowanie wąskich gardeł w procesach
2. Dotrzymywanie ustalonych terminów

PODSUMOWANIE WDROŻENIA DOBRYCH PRAKTYK ZARZĄDCZYCH, IV EDYCJA PROJEKTU SYNERGIA

Wdrożenia w ramach projektu SYNERGIA – sieć współpracy i wymiany doświadczeń urzędników wysokiego szczebla z Europy Środkowej i Wschodniej to wprowadzenie dobrych praktyk zarządczych do polskich instytucji administracji publicznej, będących laureatami wewnętrznego konkursu wdrożeniowego realizowanego w projekcie. Zgodnie z Regulaminem Wdrożenia w IV, ostatniej edycji projektu, zrealizowane zostały dwa zespołowe projekty wdrożeniowe oraz jedno wdrożenie w trybie indywidualnym. Wszystkie przedstawione projekty wdrożeniowe otrzymały wsparcie zgodnie z zapisami regulaminów projektu. Należy odnotować, że dobre praktyki wypracowane w trakcie programu edukacyjno-kooperacyjnego SYNERGII są na bieżąco wdrażane przez wszystkich uczestników programu, w ich codziennej pracy w instytucjach biorących udział w projekcie.

WDROŻENIE W INSTYTUCJI – GŁÓWNY INSPEKTORAT JAKOŚCI HANDLOWEJ ARTYKUŁÓW ROLNO-SPOŻYWCZYCH

Pierwszym laureatem instytucjonalnym IV edycji etapu wdrożenia w projekcie SYNERGIA został Główny Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych, który przygotował projekt o tytule: “Budowa wspierającej kultury pracy w Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych, poprzez zarządzanie projektami, z apetytem na ewolucyjny turkus”. Główny Inspektorat realizował wdrożenie w konsorcjum z Wojewódzkim Inspektoratem Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Opolu.

Celem projektu było zbudowanie wspierającej kultury pracy i efektywnej komunikacji, poprzez zarządzanie projektami i pracę w interdyscyplinarnych zespołach.

Realizacja wdrożenia zakładała podniesienie kompetencji kadry zarządzającej i pracowników szczególnie w odniesieniu do zarządzania projektami, budowania interdyscyplinarnych zespołów i odejścia od silosowego systemu pracy. Elementem projektu była poprawa komunikacji, aktywizacja pracowników, rozwój umiejętności interpersonalnych, wzmocnienie zaufania i więzi między pracownikami oraz wspólnoty organizacyjnej.

Przebieg wdrożenia

W ramach wdrożenia zrealizowano szkolenia z zakresu:

1. zarządzania projektami dla kadry kierowniczej i osób wytypowanych do zarządzania projektami,
2. pracy w zespołach interdyscyplinarnych przeznaczonych dla pracowników inspektoratów,

Oprócz szkoleń opracowana została metodologia zarządzania projektowego w formie przewodnika, który zawiera wytyczne zarządzania projektami w IJHARS.

Ponadplanowo podjęto dodatkowe inicjatywy projektowe w Inspektoracie, które służyły przypomnieniu celu realizacji projektu wdrożeniowego SYNERGIA, przygotowaniu do fazy stabilizacji i utrwalenia efektów wdrożenia, zaktywizowaniu wszystkich jednostek organizacyjnych Inspekcji do działania projektowego i składania propozycji nowych pomysłów na projekty dla IJHARS.

Wykorzystane dobre praktyki

W ramach prowadzonych prac wdrożeniowych wykorzystano następujące dobre praktyki wypracowane w trakcie programu edukacyjno-kooperacyjnego:

1. Przekształcenie silosów w sieci współpracy.
2. Integracja kompetencji personelu w celu osiągnięcia komplementarności pracy zespołowej (RBGY screening).
3. Zarządzanie projektem z uwzględnieniem zasady szybkich wyników.
4. Skuteczne zarządzanie komunikacją w projekcie.

Rezultaty

Rezultatami przeprowadzonych działań wdrożeniowych są:

1. stworzenie metodyki prac projektowych ujętej w METODYCZNYM PRZEWODNIKU “TURKUSOWY EFEKT SYNERGII W JHARS”,
2. zbudowanie wspierającej kultury pracy i efektywnej komunikacji poprzez zarządzanie projektami i pracę w interdyscyplinarnych zespołach.

WDROŻENIE W INSTYTUCJI – MAZOWIECKI URZĄD WOJEWÓDZKI

Drugim laureatem instytucjonalnym IV edycji etapu wdrożenia w projekcie SYNERGIA został Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie. Tytuł przedstawionego wdrożenia to: “Przygotowanie założeń do implementacji narzędzia informatycznego do zarządzania projektami w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim.”

Celem projektu było przygotowanie architektury i założeń projektowych do wprowadzenia dedykowanego narzędzia w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim, umożliwiającego należyty nadzór i zarządzanie prowadzonymi zmianami w strukturach projektowych, mających na celu zapewnienie ciągłości i transparentności działania w zakresie prowadzonych projektów wewnętrznych.

Przebieg wdrożenia

W ramach wdrożenia zrealizowano następujące działania:

1. Audyt w zakresie prowadzonych uprzednio, obecne oraz planowanych projektów, realizowanych wewnętrznie w jednostce.
2. Sporządzenie architektury oprogramowania.
3. Przyjęcie koncepcji wizualnej (front-end) realizowanego projektu wdrożenia oprogramowania.
4. Przygotowanie zadań – rozpisanie backlogu – w zakresie przygotowanego wdrożenia oraz podział ról i kompetencji w oparciu o potrzeby i możliwości jednostki.

Przeprowadzono również szkolenia z zakresu zarządzania projektami i procesami, dedykowane dla pracowników wiodących komórek Urzędu.

Wykorzystane dobre praktyki

W ramach prowadzonych prac wdrożeniowych wykorzystano następujące dobre praktyki, wypracowane w trakcie programu edukacyjno-kooperacyjnego:

1. Predictive waterfall projects
2. Data sharing platform
3. Application of agile approach in new electronic document system in public administration
4. Risk management throuh competency mapping

Rezultaty

Wdrożenie dobrych praktyk i działania podjęte przez zespół wdrożeniowy przyniosło następujące rezultaty:

1. przygotowanie dokumentacji (architektura i backlog) oraz materiałów (gotowe wizualizacje) stanowiących podstawę do rozpoczęcia prac programistycznych i wdrożenia zaprojektowanego oprogramowania,
2. stworzenie rejestru prowadzonych w urzędzie projektów,
3. zebranie danych od project managerów, w oparciu o przygotowaną koncepcję funkcjonalną, techniczną i wizualną.

WDROŻENIE INDYWIDUALNE – URZĄD STATYSTYCZNY W KRAKOWIE

Laureatem indywidualnym IV edycji etapu wdrożenia w projekcie SYNERGIA została przedstawicielka Urzędu Statystycznego w Krakowie, która przedstawiła projekt zatytułowany “Zmiana kultury organizacji. Wzmocnienie orientacji na innowacje przez usprawnienie komunikacji wewnętrznej”.

Celem projektu było wzmocnienie kultury innowacyjności bazującej na kooperacji. Założono, że realizacja celu zostanie spełniona poprzez stworzenie i implementację strategii komunikacji, budowanie zespołów interdyscyplinarnych zorientowanych na rozwój nowatorskich produktów statystycznych, doskonalenie komunikacji wewnętrznej, zwiększenie partycypacji, polepszenie przepływu informacji w poprzek istniejących silosów, usprawnienie procesów informacyjnych, skrócenie czasu realizacji zadań oraz wzmacnianie przywództwa, które daje zaufanie i wzbudza szacunek, a także poprzez budowanie kompetencji menedżerskich kierowników.

Przebieg wdrożenia

Opracowanie strategii komunikacji wewnętrznej realizowane było przez specjalnie powołany zespół projektowy, który skupił się na celu zapewnienia wszystkim pracownikom dostępu do informacji, które miały pozwolić na wykonywanie pracy w Urzędzie w poczuciu bezpieczeństwa i komfortu. Wprowadzono również usprawnienia we współpracy między pracownikami (komórkami organizacyjnymi, oddziałami) w celu zwiększenia efektywności pracy i wzmocnienia orientacji na innowacje. W ramach wdrożenia przeprowadzono również szkolenia menadżerskie dla kadry kierowniczej celem zwiększenia kompetencji przywódczych.

Wykorzystane dobre praktyki

W ramach prowadzonych prac wdrożeniowych wykorzystano następujące dobre praktyki, wypracowane w trakcie programu edukacyjno-kooperacyjnego:

1. Communication management,
2. Knowledge management,
3. Managing People in Organizations.