SYNERGIA

Formularz zgłoszeniowy

Uprzejmie informujemy o wznowieniu rekrutacji do pierwszej edycji projektu SYNERGIA – sieć współpracy i wymiany doświadczeń urzędników wysokiego szczebla z Europy Środkowej i Wschodniej. Rekrutacja rozpocznie się 2 czerwca 2020 r. i potrwa do 26 czerwca 2020 r.  

 

Wnioski już złożone 

  1. Uznaje się za ważne i podlegające ocenie w procesie rekrutacji do projektu oryginały formularzy zgłoszeniowych z naborów przeprowadzonych do dnia 6 marca 2020 r.
  2. Instytucje, które złożyły formularze zgłoszeniowe w naborach prowadzonych do 6 marca 2020 r., mogą dokonać w nich zmian, wysyłając nowy formularz zgłoszeniowy w elektronicznym systemie rekrutacji w terminie do 26.06.2020 r.
  3. W procesie rekrutacji będzie brana pod uwagę wyłącznie ostatnia wersja złożonego formularza. 

 

Harmonogram projektu 

Nowy harmonogram projektu dostępny jest tutaj:  https://synergia.ksap.gov.pl/rekrutacja/terminarz-rekrutacji/

(Decyzja nr 37_01.06.2020_wznowienie rekrutacji)

 

Instrukcja wysłania zgłoszenia

Instrukcja wysłania zgłoszenia 

(procedura wspólna dla podpisu elektronicznego i analogowego) 

 Krok 1 

Należy wyłonić zespół przedstawicieli uczestnika (MAX 10 OSOB). 

Krok 2 

Spośród członków zespołu przedstawicieli uczestnika należy wyłonić KOORDYNATORA zespołu. 

Krok 3 

Każdy przedstawiciel uczestnika przekazuje koordynatorowi zespołu wszystkie dane niezbędne do wypełnienia wniosku zgłoszeniowego oraz wszystkie niezbędne załączniki.  

(UWAGA! Koordynator musi posiadać upoważnienie do przetwarzania ww. danych wymagane w danej instytucji). 

Krok 4 

Koordynator: 

  1. Zakłada konto w systemie. 
  2. Potwierdza aktywację konta na swojej służbowej skrzynce e-mail. 
  3. Przechodzi do wypełnienia wniosku zgłoszeniowego. 
  4. Uwaga! Wskazówki techniczne w jaki sposób należy wypełnić formularz znajdą Państwo tutaj: https://synergia.ksap.gov.pl/faq/ 

PODPIS ELEKTRONICZNY

PODPIS ANALOGOWY

UWAGA! 

Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż w strukturze instytucji, w załącznikach 5-7,  wymagane są dwa podpisy: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra).

Instrukcja wysłania zgłoszeniaprocedura dla podpisu elektronicznego 

Krok 5 

Uwaga! Obowiązkowo trzeba zgłosić min. 4 Przedstawicieli (uzupełnić wszystkie dane dla 4 Przedstawicieli). Jeśli nie pojawi się przycisk „Wygeneruj formularz” prosimy o sprawdzenie poprawności wypełnionych danych.

Koordynator: 

  1. Wypełnia formularz zgłoszeniowy w rekrutacyjnym systemie elektronicznym w terminie określonym dla bieżącej edycji rekrutacji.
  2. Generuje formularz zgłoszeniowy w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśnięcie przycisku “Wygeneruj formularz”.
  3. Wygenerowany formularz zgłoszeniowy zapisuje u siebie na komputerze.
  4. Wysyła formularz zgłoszeniowy w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśniecie przycisku „Wyślij”
  5. Otrzymuje potwierdzenie złożenia formularza zgłoszeniowego w rekrutacyjnym systemie elektronicznym na swój wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres mailowy.
  6. Wygenerowany  formularz zgłoszeniowy przekazuje do podpisu elektronicznego właściwym osobom (przedstawiciele uczestnika oraz dyrektor generalny/kierownik jednostki). 

 Krok 6 

 1. Koordynator przechodzi do sekcji załączniki.

2. Koordynator załącza wszystkie wymagane załączniki tj.:

  1. CV przedstawiciela uczestnika w formacie Europass bez zdjęcia, wersja PL, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  2. Kopie dyplomu ukończenia studiów magisterskich lub równorzędnych, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  3. Kopia/e certyfikatu poświadczającego znajomość języka angielskiego (co najmniej poziom B2). Możliwa jest weryfikacja poziomu znajomości języka przez KSAP na etapie rekrutacji, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  4. List motywacyjny (1 dla każdej instytucji), w którym delegowani przedstawiciele instytucji (członkowie zespołu) przedstawią się, wskażą swoje mocne strony jako członka zespołu oraz krótko opiszą swoją motywację do udziału w projekcie, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB). 
  5. Upoważnienie do projektowania i wprowadzania udoskonaleń o charakterze zarządczym w danej instytucji (wymagane w przypadku gdy w skład zespołu nie wchodzi przedstawiciel najwyższego kierownictwa instytucji lecz osoba przez niego upoważniona – 6 ust. 7.), (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB). 
  6. List intencyjny (wymagany w przypadku utworzenia konsorcjum, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB). 
  7. Podpisany cyfrowo formularz zgłoszeniowy, (dodaj załącznik format zip max 5MB). 
  8.  

 UWAGA! PODPISY. 

  1.  W punktach 1-3 każdy dokument powinien być podpisany lub potwierdzony za zgodność z oryginałem podpisem elektronicznym przez przedstawiciela uczestnika.
  2. List motywacyjny powinien być podpisany podpisem elektronicznym przez koordynatora zespołu.
  3. W punktach 5-7 każdy dokument powinien być podpisany lub potwierdzony za zgodność z oryginałem podpisem elektronicznym przez dyrektora generalnego/kierownika jednostki.
  4. Każdy przedstawiciel uczestnika musi podpisać formularz zgłoszeniowy we właściwym dla niego miejscu.
  5. Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż w strukturze instytucji, w załącznikach 5-7,  wymagane są dwa podpisy osób reprezentujących instytucję: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra). 
  6. INSTRUKCJA PODPISU ELEKTRONICZNEGO LINK

 W JAKI SPOSÓB PRZYGOTOWAC ZAŁĄCZNIKI DO WYSYŁKI? 

  1. Przygotuj wszystkie załączniki w formacie pdf (dla wszystkich przedstawicieli uczestnika). 
  2. Spakuj je do formatu ZIP, MAX-5MB na załącznik. 
  3. Załącz spakowane załączniki do wniosku w etapie II wypełnianego wniosku. 

 Krok 7 

Koordynator wysyła wszystkie załączniki w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśniecie przycisku „Wyślij” 

 

Instrukcja wysłania zgłoszenia – procedura dla podpisu analogowego 

Krok 5 

Uwaga! Obowiązkowo trzeba zgłosić min. 4 Przedstawicieli (uzupełnić wszystkie dane dla 4 Przedstawicieli). Jeśli nie pojawi się przycisk „Wygeneruj formularz” prosimy o sprawdzenie poprawności wypełnionych danych.

 Koordynator: 

  1. Wypełnia wniosek w rekrutacyjnym systemie elektronicznym w terminie określonym dla bieżącej edycji rekrutacji.
  2. Generuje formularz zgłoszeniowy w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśnięcie przycisku “Wygeneruj formularz”.
  3. Wygenerowany formularz zgłoszeniowy zapisuje u siebie na komputerze.
  4. Wysyła formularz zgłoszeniowy w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśniecie przycisku „Wyślij”
  5. Otrzymuje potwierdzenie złożenia formularza zgłoszeniowego w rekrutacyjnym systemie elektronicznym na swój wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres mailowy.
  6. Wygenerowany  formularz zgłoszeniowy przekazuje do podpisu analogowego właściwym osobom (przedstawiciele uczestnika oraz dyrektor generalny/kierownik jednostki). 

 Krok 6 

1.  Koordynator przechodzi do sekcji załączniki.

2. Załącza wszystkie wymagane załączniki,  tj.:

  1. CV przedstawiciela uczestnika w formacie Europass bez zdjęcia, wersja PL, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  2. Kopie dyplomu ukończenia studiów magisterskich lub równorzędnych, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  3. Kopia/e certyfikatu poświadczającego znajomość języka angielskiego (co najmniej poziom B2). Możliwa jest weryfikacja poziomu znajomości języka przez KSAP na etapie rekrutacji, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 5MB). 
  4. List motywacyjny (1 dla każdej instytucji), w którym delegowani przedstawiciele instytucji (członkowie zespołu) przedstawią się, wskażą swoje mocne strony jako członka zespołu oraz krótko opiszą swoją motywację do udziału w projekcie, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB). 
  5. Kopia upoważnienia do projektowania i wprowadzania udoskonaleń o charakterze zarządczym w danej instytucji (wymagane w przypadku gdy w skład zespołu nie wchodzi przedstawiciel najwyższego kierownictwa instytucji lecz osoba przez niego upoważniona – 6 ust. 7.), (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB). 
  6. List intencyjny   (wymagany w przypadku utworzenia konsorcjum, (spakowane do 1 pliku ZIP, MAX 500KB). 
  7.  

 UWAGA! PODPISY. 

  1.  W punktach 1-3 każdy dokument powinien być podpisany lub potwierdzony za zgodność z oryginałem podpisem analogowym przez przedstawiciela uczestnika.
  2. List motywacyjny powinien być podpisany podpisem analogowym przez koordynatora zespołu.
  3. W punktach 5-6 każdy dokument powinien być podpisany lub potwierdzony za zgodność z oryginałem podpisem analogowym przez dyrektora generalnego/kierownika jednostki. 

 W JAKI SPOSÓB PRZYGOTOWAĆ ZAŁĄCZNIKI DO WYSYŁKI? 

  1. Przygotuj wszystkie załączniki w formacie pdf (dla wszystkich przedstawicieli uczestnika). 
  2. Spakuj je do formatu ZIP, MAX-5MB na załącznik. 
  3. Załącz spakowane załączniki do wniosku w etapie II wypełnianego wniosku. 

Krok 7 

Koordynator wysyła wszystkie  załączniki w rekrutacyjnym systemie elektronicznym poprzez naciśniecie przycisku „Wyślij” 

Krok 8 

Koordynator przekazuje do KSAP  (ul. Wawelska 56, 00-922 Warszawa) podpisany formularz zgłoszeniowy wraz z wymaganymi załącznikami, w terminie określonym dla bieżącej edycji rekrutacji. Decyduje data wpływu do KSAP. 

UWAGA! PODPISY. 

  1.  Każdy przedstawiciel uczestnika musi podpisać formularz zgłoszeniowy we właściwym dla niego miejscu.
  2. Jeśli w skład zespołu proponowanego przez uczestnika (tj. instytucję zgłaszającą) wchodzą osoby piastujące stanowiska od dyrektora generalnego wzwyż w strukturze instytucji, w załącznikach 5-7,  wymagane są dwa podpisy osób reprezentujących instytucję: dyrektora generalnego oraz kierownika jednostki (ministra).

Ważne daty 

  1. Termin składania wniosków podpisanych kwalifikowanymi podpisami elektronicznym: 26 czerwca 2020 r.
  2. Termin składania wniosków podpisywanych analogowo: 30 czerwca 2020 r. (decyduje data wpływu do KSAP) 

 

Uwaga: wszystkie wnioski, niezależnie od sposobu podpisu, muszą być wypełnione w systemie zgłoszeniowym do dnia 26 czerwca 2020 r., do godz. 23:59. 

 

Formularz zgłoszeniowy 

Przykładowy formularz zgłoszeniowy (pdf) – aktualizacja – 02.06.2020 r.